Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche und Datenschutzbeauftragter

Verantwortliche im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die in dieser Erklärung beschriebenen Verarbeitungen ist die

Bechtle-Comsoft GmbH
Bechtle Platz 1
74172 Neckarsulm
E-Mail: info [at] bechtle-comsoft.de
Registergericht: Amtsgericht Stuttgart, HRB 735249
(„Bechtle“, „wir“)

Den Datenschutzbeauftragten von Bechtle erreichen Sie unter der vorstehenden Postanschrift mit dem Zusatz „z. Hd. Datenschutzbeauftragter – vertraulich“.

2. Überblick: Wer ist wofür verantwortlich?

Die Bauer365 GmbH betreibt den Dienst technisch im Auftrag von Bechtle. Sie verarbeitet Ihre Daten ausschließlich auf Weisung von Bechtle und nicht für eigene Zwecke. Ansprechpartnerin für alle Anliegen ist Bechtle.

3. Verarbeitete Daten, Zwecke und Rechtsgrundlagen

3.1 Bereitstellung des Portals (Server-Protokolle)

Bei jedem Aufruf verarbeitet der Server technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufener Pfad, Statuscode, Antwortzeit, Browserkennung (User-Agent) und, falls Sie angemeldet sind, Ihre E-Mail-Adresse und die Kennung Ihres Mandanten. Zweck ist die Auslieferung der Seiten, die Stabilität und die Sicherheit des Dienstes einschließlich der Abwehr von Angriffen (Begrenzung der Anfragen je IP-Adresse).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und stabilen Betrieb des Dienstes.

3.2 Benutzerkonto und Anmeldung

Für Ihr Benutzerkonto verarbeiten wir:

• E-Mail-Adresse (Anmeldename) und Zuordnung zu Ihrem Unternehmen und Ihrer License-Insights-Lizenz,
• Passwort ausschließlich als nicht umkehrbarer kryptografischer Hash-Wert (PBKDF2-SHA512),
• das Geheimnis für Einmalcodes (TOTP), verschlüsselt gespeichert,
• bei Verwendung von Passkeys den öffentlichen Schlüssel, die Kennung, den Signaturzähler und die von Ihnen vergebene Gerätebezeichnung (private Schlüssel verlassen Ihr Gerät nicht),
• Einstellungen wie Sprache und Darstellung.

Zweck ist die Bereitstellung des Zugangs zum Dienst, den Ihr Unternehmen bei Bechtle bezogen hat. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Erfüllung unseres Vertrags mit Ihrem Unternehmen. Sind Sie selbst unser Vertragspartner, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

3.3 Sicherheits- und Ereignisprotokolle

Wir protokollieren sicherheitsrelevante Ereignisse wie Anmeldungen, fehlgeschlagene Anmeldungen, Kontoänderungen, Skriptabrufe, Prüfungen des License-Insights-Lizenzschlüssels vor dem Entsperren und administrative Änderungen. Gespeichert werden Art des Ereignisses, Zeitpunkt, E-Mail-Adresse, Rolle, IP-Adresse und User-Agent.

Aus der IP-Adresse bei der Anmeldung leiten wir mit einer lokal auf dem Server installierten Datenbank Land und Ort ab, um ungewöhnliche Anmeldungen zu erkennen. Die IP-Adresse wird dafür nicht an Dritte übermittelt.

Im Nutzungsprotokoll erfassen wir je License-Insights-Lizenz die Abrufe von Skripten und Berechnungen (Zeitpunkt, Art, IP-Adresse, User-Agent, Anzahl ausgewerteter Konten) für den Nachweis der vertragsgemäßen Nutzung.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Sicherheit des Dienstes, der Aufklärung von Missbrauch und dem Nachweis der vertragsgemäßen Nutzung der License-Insights-Lizenz.

3.4 Zustimmung zu den Vertragsunterlagen, Skriptabruf und Tenant-Bindung

Nach der Anmeldung bestätigen Sie, soweit dies im Portal vorgesehen ist, die AGB, die Lizenzbedingungen und den Auftragsverarbeitungsvertrag. Wir speichern dazu Ihre Nutzerkennung, E-Mail-Adresse, die Zuordnung zu Ihrem Unternehmen, die Version und die Adressen der bestätigten Dokumente, Zeitpunkt, IP-Adresse und User-Agent.

Vor dem ersten Skriptabruf bestätigen Sie die Nutzungsbedingungen. Wir speichern dazu E-Mail-Adresse, Zeitpunkt, Version der Bedingungen, Sprache, IP-Adresse, User-Agent und einen gekürzten License-Insights-Lizenzschlüssel. Beim ersten Lauf bindet das PS1 die License-Insights-Lizenz an die Microsoft-365-Tenant-ID Ihres Unternehmens. Wir speichern Tenant-ID, Zeitpunkt und IP-Adresse.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im Nachweis der Vertragsgrundlage und im Schutz vor missbräuchlicher Nutzung der License-Insights-Lizenz.

3.5 Anfragen zu Ihren Rechten

Wenn Sie Rechte nach der DSGVO geltend machen (zum Beispiel über die Export- oder Löschfunktion im Portal), verarbeiten wir die Angaben zur Anfrage, ihre Bearbeitung und das Ergebnis. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 5 Abs. 2, Art. 12 ff. DSGVO.

3.6 Speicherung in Ihrem Browser

Das Portal speichert im lokalen Speicher Ihres Browsers (localStorage und sessionStorage) die Anmelde-Token, die Sprache, die Darstellung, die Spaltenauswahl sowie Ihre Preis- und Bezugsparameter. Zusätzlich wird ein Cookie lang für die Sprachwahl gesetzt (Laufzeit 365 Tage). Diese Speicherungen sind unbedingt erforderlich, damit wir den von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst bereitstellen können (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Eine Einwilligung ist daher nicht erforderlich. Die anschließende Verarbeitung stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Wir verwenden keine Tracking-, Analyse- oder Werbe-Cookies und binden keine Dienste Dritter (zum Beispiel Schriftarten oder Bibliotheken aus fremden Netzen) in Portal und Dashboard ein.

4. Empfänger

• Bauer365 GmbH, Deutschland: technischer Betrieb, Wartung und Administration der Plattform als Auftragsverarbeiterin von Bechtle (Art. 28 DSGVO).
• dogado GmbH, Antonio-Segni-Straße 11, 44263 Dortmund: Bereitstellung des virtuellen Servers in einem Rechenzentrum in Deutschland als weitere Auftragsverarbeiterin.
• Befugte Beschäftigte von Bechtle, soweit dies für Vertrag, Support und Bearbeitung von Anfragen erforderlich ist.
• Die Administratoren Ihres eigenen Unternehmens sehen im Portal die Konten und Lizenzen Ihres Unternehmens.
• Öffentliche Stellen nur, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Eine Übermittlung in Länder außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums findet nicht statt.

Das PS1 verbindet sich von Ihrem Gerät aus mit Diensten von Microsoft und mit der PowerShell Gallery. Diese Verbindungen baut Ihr Unternehmen in eigener Verantwortung auf. Bechtle und die Bauer365 GmbH übermitteln dabei keine Daten.

5. Speicherdauer

Mit der Abschaltung des Dienstes am 31. August 2027 werden sämtliche Daten auf dem Server, einschließlich Datensicherungen, bis spätestens 30. September 2027 gelöscht. Vertrags- und Rechnungsunterlagen bewahrt Bechtle in eigenen Systemen nach § 257 HGB und § 147 AO auf.

6. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber Bechtle folgende Rechte:

• Auskunft über die zu Ihnen gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), soweit die Verarbeitung auf einem Vertrag beruht.

Auskunft und Löschung können Sie im Portal selbst anstoßen oder formlos bei Bechtle beantragen (Kontakt in Abschnitt 1). Rechte zu Daten Ihres Microsoft-365-Tenants richten Sie bitte an Ihren Arbeitgeber als Verantwortlichen. Bechtle unterstützt ihn bei der Bearbeitung.

7. Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für Bechtle zuständig ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Lautenschlagerstraße 20
70173 Stuttgart
www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

8. Pflicht zur Bereitstellung

Die Angabe Ihrer E-Mail-Adresse und die Einrichtung eines Anmeldeverfahrens sind für die Nutzung des Dienstes erforderlich. Ohne diese Daten ist eine Anmeldung nicht möglich. Eine gesetzliche Pflicht zur Bereitstellung besteht nicht.

9. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidung im Einzelfall einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Die Empfehlungen des Dashboards sind unverbindliche Entscheidungshilfen für Ihr Unternehmen. Über Maßnahmen, etwa Lizenzänderungen, entscheiden Menschen.

10. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich der Dienst oder die Rechtslage ändert. Maßgeblich ist die im Portal abrufbare Fassung.